新社会人のみなさんへ。現役OLが教える今すぐ実践できる電話テクニック

新社会人の皆さん、仕事は慣れましたか？

少しずつ業務の幅が広がってきた頃ではないでしょうか？

そこで、現役OLの私が今すぐ実践できる電話テクニックを伝授。 

 「はい」を連発していませんか？

 

仕事に慣れ、上司や先輩、取引先の方との電話でのやりとりが増えてきた事と思います。

連絡、報告などを電話で受けた際、「はい」を連発してはいませんか？

相手からの報告や連絡のみで、自分から報告がない場合は聞き役になります。

その際は、「はい」など相槌を打ちながら電話応対をしている事と思います。

簡単な数秒で終わるような連絡はもちろん「はい」「かしこまりました」これでOK！

今日は少し長くなるような連絡や報告を電話で受けた際のテクニックです。

ずっと同じイントネーションで「はい」と相槌を打たれたら、いい印象は残りません。業務的でロボットのような相槌は、話しをする方の気分を損ないかねません。コミュニケーションとりたくないのかな？と思われてしまう可能性もあります。

自分ではそんなつもりもなく、メモをとりながら真剣に聞いているのに！と反論したくなる気持ちも分かりますが、顔も見えない相手と話すのが電話です。

どうせなら、気持ちよく電話を切ってもらって、いい印象を残したくありませんか？

なるほど

特に報告を受けるような内容の時は会話の内容に応じて相槌を時々「なるほど」に変えてみましょう。

相手はきちんと理解しながら聞いてくれてるな。という印象をもたれる可能性がUPします。もちろん内容に応じては使えない場合もありますが、割と使えます。

私は「なるほど、はい」という風にフランクになりすぎないように語尾は延ばさず使うように心掛けています。

「なるほど～」と語尾を伸ばすのは、仲がいい同僚にはいいかもしれませんが、目上の方や取引先の方にはやめておいたほうがいいでしょう。

必殺オウム返し

「○○に変更になった……」というような電話を受け取った時はただ「はい、かしこまりました」だけでもいいと思います。しかし、それだとただの連絡だけで終わってしまいます。ここでいい印象を残す必殺技のオウム返しを使います。

「○○に変更になった……」

「○○になったんですね。かしこまりました」

どうですか？

内容をオウム返しにする事によって、復唱して確認もできて、単調な機械的なやり取りではなくなります。

実際私の場合は「○○になったんですね」と言えば「そうそう、実は……」と特に先輩などが、なりゆきや事情を話してくれたりする事が多いので色々把握できて助かっています。

相槌を変えただけで、一石三鳥にもなっていますね。

 まとめ  

様々なシチュエーションによって、相槌も変わってくると思います。

というか、様々なシチュエーションによって、相槌を変えた方がいいと思います。 

電話は顔が見えないからこそ、同調や理解、リアクションが大事になってきます。

だからこそ、「はい」だけでなく色んな相槌を多様してみましょう。

慣れるまでは難しいかもしれませんが、少しでも意識すると、自然とできるようになってきます。

ちなみに私はOL歴10年以上ですが、未だに電話なのに「おはようございます」といいながら頭を下げたりしてしまいます(笑)

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