Aさんから学ぶ、新社会人には絶対して欲しくない電話応対。

新社会人の皆さんおめでとうございます

花粉がバンバン飛んでいますが、私の地域ではいいお天気です♬節目の日が晴れているってなんとなく気分がいいですよね！！

さて、これから新入社員研修という会社も多いのではないでしょうか？

今回は現役OLの私が実際に仕事中にイラっとする電話応対を例にして、新社会人の皆さんには是非イラっとさせない電話応対を学んでいただこうと思います。

←何様？(笑)

実際に私の取引先の方で1名だけいるんです。

Aさんの電話をとるといつもこっちが慌ててしまう(笑)

例① 話の途中でしゃべりだす

A   プルル〜

私B「お電話ありがとうございます△△のBでございます。」

A 「〇〇のAと申します。お世話になります」

私B「お世話になっております」

A  「Bさんどうも〜」

私の取引先のAさんは私の言葉をさえぎるように話します。なので、実際はこうなります。

A プルル〜
私B「お電話ありが」
A 「〇〇のAと申します。お世話になります」
私B「お世話にな」

A 「Bさんどうも〜」

言わせてー！！

長年の取引先だし、声で誰か分かるけれど、言葉遮られるのってとっても気分が悪いです。

しかも、この人は色んな場面で遮って話しだすもんだから、時々勘違いして喋りだします。

いやいや、その件ではない！！って時がよくあって、「その件とは別で〜」と言わなくちゃいけないハメになります。

最後まで聞いてくれていればわかるのに(涙)

話はきちんと最後まで聞きましょう。

例② 間がない

A 「〇〇のAと申します。お世話になります」
私B「お世話にな」
A 「Bさんどうも〜×××の件なんですがよろしいですか？？

実は◇◇◇になりましてー、□□□にしたいと思いますのでー」

Aさんはせっかちなのか、要件をダダダーといきなり喋りだすクセがあるのでこうなります。

A 「〇〇のAと申します。お世話になります」

私B「お世話にな」

A 「Bさんどうも〜実は×××の件で◇◇◇になりましてー、□□□にしたいと思いますのでー」

私B  バタバタバタバタ

いきなりの電話で、いきなりすぐに本題に入られても書類は手元にないですし(汗)

電話をかける人は何の話かきちんと準備してからかけますが、取る方は何の話かわからない状態で電話を取ります。

相手に準備をさせる意味でも電話ではいつもよりも間を大事に話すべきだと思っています。

せめて、「少々お待ちください」とこちらが言える間を下さい(笑)

Aさんはいつ息吸ってますか？っていうくらい間を与えてくれないのでAさんからの電話は緊張してしまいます。

適切な間をとって、電話相手にも準備をさせてあげましょう。

 例③発送日しか言わない

郵送で荷物が送られてくる場合、Aさんはいつも荷物の発送日しか言いません。

正直、こちらとしてはいつ発送してもいいけど、いつ着くのか？？これが問題な訳です。

間をとらないAさんの話し方により、ついつい「〇日着でよろしいですか？」 と聞けずに、しまった！！と思うことがあります(笑)

発送を連絡するということは受け取って下さいねーのメッセージですよね？

Aさんの仕事は確かに郵送の手配までかもしれませんが、相手の事を考えるならば、着日も伝えた方がきちんとメッセージが伝わると思いませんか？

相手に何のメッセージを伝えたいのかきちんと考えましょう 

例④ どちらでもいいよ

Aさんは「〇〇さんか△△さんどちらかいるー？」と時々電話をかけてきます。

私は「2人とも社内におりますが、どちらにおつなぎましょうか？」と返しますが、Aさんは決まって「どちらでもいいよー」と言います。

困っちゃうから(笑)

〇〇の件でとでも言ってくれれば適切な方を選べるのに、教えてくれないもんだから、2人から私がランダムにチョイスするハメになります。

指定できるものはきちんと指定しましょう

まとめ

今回はAさんのNG集を例にしてみましたが、全部事実なのです！ほぼ毎日こんなAさんと電話のやりとりをしています。

取引先の方に、電話応対のダメ出しなどできませんし、Aさんはかなりの成績と実績があり、社内でも相当なポジションにいる為、もう誰も電話応対なんかで注意はしてくれません。

少し可哀想な気がします。

電話は見えないところに相手がいる事を忘れないようにしなくちゃいけないな〜と私も再認識させられます。

以上、新社会人の皆さんへの先輩からのメッセージでした！！